В ответ на ваш входящее письмо

Фото

Пришло время писать ответ на запрос! Как обычно, рассмотрим несколько примеров писем формальных и не очень и выделим в них полезные фразы-клише. Формальные письма Итак, вы получили запрос или предложение, и теперь вам надо на него ответить, даже если вы планируете отказаться от этого предложения или сообщить вашему собеседнику другие неприятные новости. Не ответить будет невежливо, и так вы можете потерять потенциального клиента или партнёра в будущем, навредить репутации компании. Вот несколько примеров, которые помогут вам по аналогии составить своё письмо.

Содержание :
Видео на тему: Mail / Ответы на ваши письма / Май-Июнь

Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями Старшему следователю 3. Если документ посылается в несколько однородных организаций, то их и называют обобщенно.

Сопроводительное письмо к документам

Отдел по борьбе с тяжкими преступлениями Старшему следователю 3. Если документ посылается в несколько однородных организаций, то их и называют обобщенно. При большом количестве адресатов более четырех составляют список рассылки. Как составить список рассылки и использовать его средствами Word мы будем рассматривать позднее. Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее наименование, потом адрес. При адресовании письма физическому лицу пишите сначала ФИО в дательном падеже, затем адрес.

Деловая переписка — основа делового и конструктивного общения. Правильное ведение деловой переписки способствует установлению связей, улучшает взаимные отношения, сдвигает с мертвой точки не решаемые проблемы и вопросы. Помните, неправильно с ошибками составленное деловое письмо раздражает адресата, особенно, если он — чиновник или работодатель. Это раздражение, естественно, переносится и на автора письма.

К такому письму не хочется серьезно и внимательно относиться, а автор не вызовет сочувствия. К сожалению, так устроена человеческая психика. По письму судят о том, что происходит в организации. Напомним, тот, кто пишет письмо — адресант , кому оно направлено — адресат.

Текст большинства писем излагается от 1-го лица множественного числа - просим, направляем, предлагаем - или от 1-го лица единственного числа — прошу, предлагаю и т. Чаще первая форма — так как письмо отправляется от имени организации.

Реже от 3 лица единственного числа. Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать оптимальный вариант — страницы. Все остальные материалы оформляются приложениями к письму.

Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы. Оно не должно содержать ошибок. В письме обязательно должен быть проставлен его номер и дата отправки. Номер письма говорит о том, что в данной организации есть хоть какое-то делопроизводство.

Всегда необходимо придерживаться единого стиля письма. Не нужно включать в письмо сразу несколько вопросов. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес. Правильно оформленное деловое письмо — показатель компетентности и серьёзности Вашей организации перед органами власти и бизнес-организацией.

Поэтому при оформлении писем важно соблюдать такие правила: 1. Письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ второй экземпляр, остающийся в организации, обычно печатают на чистой бумаге.

Необходимо помнить о стандартных полях левое, верхнее и нижнее — не менее 20 мм, правое — не менее 10 мм. Важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо.

Главное правило — указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение. В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма.

Если в письме один, два абзаца заголовок можно не составлять. Для писем больших объемов заголовок обязателен. Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.

При написании письма придерживайтесь четырёх критериев: 1. Это одно из главных требований чаще всего не выполняется. Точности документа мешают слэнгизмы, профессионализмы, в большом количестве попадающие в язык коммерческой переписки. Многие излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях.

Это требование, достигается двумя качествами текста: аргументированностью и грамотностью. К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сертификаты.

Деловое письмо необходимо писать самому. Написание деловых писем не стоит передоверять секретарю, который не знает подробностей вашего общения с контрагентом. В исключительных случаях стоит написать письмо от руки — это подчеркивает значение адресата для автора письма. Структура делового письма Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др. Далее — преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. А после этого - какие результаты ожидаем получить и все благодарности и расшаркивания. Пример: Обращаемся к Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством продукции, которую поставляет нам Ваша компания.

Мы рассчитываем на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков. Далее следует основной текст письма абзаца , где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного. Например: Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло. Письма на имя первых лиц подписывает только директор или его зам - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру.

Соответствие рангов должно соблюдаться. Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Между инициалами и фамилией пробел не делают.

Постскриптум P. Приложения — необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов: 1. Например, Приложение: на 2 л.

Например, Приложение: Проект договора на 5 л. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту. Например, Приложения: 1. Проект договора на 5 л. Накладная от Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме: Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается. Например, В соответствии с Постановлением …. Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека.

Большинство перечисленных правил подойдет и для электронной переписки. Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная зачин , вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

По тематическому признаку деловые письма разделяют на: 1. Коммерческие — используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Стандартные фразы: В подтверждение нашей предварительной договорённости Зная Вас как надёжного партнёра В соответствии с Вашей просьбой Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа.

Письмо-запрос должно содержать обоснование необходимости разъяснения вопроса. Стандартные фразы.

Правила деловой переписки

В настоящее время, широко распространилось общение через электронные средства связи, однако это не всегда является правильным. В случае, когда переписка носит официальный характер и ее результаты, в дальнейшем, могут быть представлены в качестве доказательств того или иного факта, то такой документооборот должен осуществляться исключительно через направление письменной корреспонденции, оформленной надлежащим образом. Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа бланк , необходимо обратить внимание на следующие моменты. В гражданском законодательстве, в некоторых случаях до направления документов в суд, досудебная переписка между сторонами обязательна. Направляемые письма претензии , а также письма-ответы являются доказательствами совершения процессуальных действий. Письмо-ответ, а также иная документация должна быть подписана ответственным лицом организации, а также заверена оттиском официальной печати. Такие документы можно передавать как через курьера, так и направить почтовой связью. Направление письма- ответа на претензию почтовой связью имеет ряд преимуществ перед другими способами доставки корреспонденции. Прежде всего к такими преимуществами являются: - Участие третьего лица сотрудников почты , в последствии позволит их привлечь в судебный процесс при необходимости в качестве свидетелей.

Помогите сформировать письмо отказ заявителю предоставить копию протокола заседания комиссии, который является внутренним документом admin 19 11 Здравствуйте! Ольга 21 11 Добрый день!

Письмо-ответ

Общая технология работы с деловыми письмами Как подготовить первичное и ответное письмо Рассмотрим организацию подготовки первичных и ответных деловых писем. Под первичным в данном случае следует понимать деловое письмо, подготовленное организацией предприятием, учреждением в инициативном порядке, то есть не в ответ и не во исполнение ранее полученного организацией письма или иного соответствующего документа. В свою очередь, ответное деловое письмо подготавливается организацией в ответ на ранее полученное письмо или во исполнение поступившего в организацию иного документа - как правило, организационно-распорядительного постановления, указа, решения, приказа, распоряжения, поручения, оперативного указания и т. Подготовку первичного делового письма как и письма ответного следует начинать не с черновика, не с тезисов и даже не с оформления конверта, а с вещей куда более прозаических. Прежде всего следует убедиться, что написать то или иное послание вам совершенно необходимо. Это может быть вызвано следующими обстоятельствами: - вопрос группа вопросов , который вы намерены осветить в послании, не может быть решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни как-либо еще - по крайней мере, немедленно, в данный момент например, в связи с временной недоступностью адресата ; - вы намерены зафиксировать для себя и для адресата определенную информацию на бумаге, с тем чтобы иметь впоследствии возможность сослаться на нее; - вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли, для того чтобы придать им более упорядоченный вид и, соответственно, сделать их более ясными и доходчивыми для адресата; - вы намерены предварительно ввести в курс дела, достаточно сложного, на ваш взгляд или совершенно неизвестного адресату , человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход.

Письмо-ответ

Отметка о наличии приложения. Отметка об исполнителе. Идентификатор электронной копии документа. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками отступами в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

Входящие и исходящие письма

В каких случаях требуется письмо-ответ Входящая корреспонденция каждой организации состоит из различных документов, определенные виды которой требуют отправки ответных сообщений. При этом необходимо хорошо разбираться в разновидностях входящей документации и в письмах, на которые требуется дать ответ. Предлагаем вам подробно ознакомиться с видами входящих писем, на которые необходимо отправить ответное сообщение. Письмо-просьба Уже из названия данного документа становится очевидным, что он содержит какую-либо просьбу, направленную адресату. Как правило целью данного документа является получение определенной информации, товаров или услуг, в которых нуждается автор письма. Данная категория входящей документации оформляется на бланке письма и содержит такие фразы, как: "Просим Вас уведомить о…", "Просим Вас сообщить…", "Просим принять меры…" и т. В некоторых случаях деловая бумага может содержать не прямую просьбу, а лишь пожелание. К примеру, "Надеемся на рассмотрение обращения…".

В ответ на ваше письмо сообщаем

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы. Общие правила написания ответа В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует больничный, командировка.

Письмо ответ

Если клиент не выходит на связь Как правильно написать письмо клиенту Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive , есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу: Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

Образец письма-ответа

Все новости Правила деловой переписки Корпоративная переписка - это сложный элемент коммуникации. Если вы работаете в крупной компании, то, скорее всего, это знание само придёт к вам и постепенно станет нормой. И, переписываясь с теми, кто с большими корпорациями не взаимодействовал, вы будете испытывать дискомфорт. Конечно, есть базовые правила делового этикета, и все мы, по мере возможности, стараемся им соответствовать. Тем не менее, знание и правильное применение основ корпоративного общения по электронной почте поможет вам быть правильно воспринятым вашими виртуальными собеседниками. Прежде всего, не забывайте, что каждое отправленное вами письмо - это своего рода визитка. Вспоминайте об этом перед отправлением: не будет ли вам неудобно за какое-то слово или выражение, не могут ли вас понять двояко или вовсе не понять. И уже в этот момент получатель задумывается, открывать ли ему e-mail или листать дальше.

Деловая корреспонденция или служебная переписка

Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить? Сопроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: подтверждает факт отправки; предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма. Текст же документа краток и условно делится на две части: сообщение о направлении документов, просьба о своевременном ответе ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т. Поэтому особое внимание мы уделим вопросу оформления именно этого реквизита.

Как оформить письмо-ответ

Автор admin в Справочник Письмо-просьба непременно требует ответа. Итак, получив такое письмо, вы должны решить: удовлетворить просьбу или отказать. В случае, если вы решили выполнить просьбу, то отвечаете так: Уважаемые господа! Выражаем искреннюю благодарность за предложение принять участие в строительстве гостиничного комплекса.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Емельян

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы ошибаетесь. Могу это доказать. Пишите мне в PM, пообщаемся.

  2. compzufa

    Не могу решить.

  3. tisoltopar

    Я считаю, что Вы допускаете ошибку. Давайте обсудим.

  4. Вениамин

    По моему мнению Вы ошибаетесь. Могу отстоять свою позицию. Пишите мне в PM.