Служебное письмо оформление

Фото

Понятие и функции служебных писем…………………………………………5 Виды служебных писем…………………………………………………………. Деловая переписка — неотъемлемое средство документирования связей с различными организациями и предприятиями, так как именно письма служат средством сотрудничества между организацией-автором и организацией-адресатом. Если организационно-правовая, распорядительная документация в основном фиксирует внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведутся переговоры, и т. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению. Таким образом, служебное письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу, по электронной почте или с помощью курьера.

Содержание :
Видео на тему: Лекция 1.2. Правила подготовки делового письма

К записи 93 комментария Наталья 19 04 Спасибо за полезную информацию! Появилась необходимость в оформлении служебных писем, нужно знать и правила оформления реквизитов документов

Как правильно написать служебное письмо образец

О сайте Письмо служебное Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Основные правила грамотного письма короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения.

Различают следующие виды служебной документации письма, служебные записки , доклады, сопроводительные письма , приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения.

Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей. Наиболее часто употребляемые П. Так, документ, излагающий обязательные для исполнения предписания, называют циркулярным письмом, директивным письмом, служебной запиской , указанием и т. По-разному называют одни и те же разновидности документов приказ о приеме на работу, приказ о зачислении в должности, приказ о назначении и т.

В процессе управления используются различные виды документов технические, планово-учетные, оперативные, административные, личного состава и др. По форме различаются текстовые, графические, аудиовизуальные кинофильмы, диапозитивы, звукозапись и др. Они могут быть индивидуальные приказы, распоряжения, деловые записки и типовые, стандартные планы, отчеты и др. Наиболее распространены служебно- информационные документы служебные записки и письма, акты , распорядительские приказы, распоряжения, [c.

Можно выделить папки документы на подпись, подписанные документы, письма и ответы на них, приказы и распоряжения, документы по жалобам и конфликтам, картотека приема посетителей по личным вопросам , журнал передачи служебных документов, служебные материалы по важнейшим функциональным областям деятельности руководителя, телефонный справочник организаций, телефонный справочник частных лиц.

Блок — это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или шапка письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом.

Элементами заголовка являются фирменный знак , наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы.

Уведомление о конфиденциальности для служебного пользования, персональное, секретно при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами.

В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату. Посылающий открытое письмо всегда должен помнить, что оно может пройти через многих людей, но это не должно нанести моральный или материальный ущерб адресату.

Они должны иметь следующие реквизиты, располагаемые в порядке, определенном ГОСТ 6. К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности совершенно секретные, секретные и др. Кроме того, в площади формата размещаются символические знаки уголки , крестики , отрезки прямой линии , которые служат ориентирами при оформлении письма, указывают начало ji конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документа.

Эти знаки называют ограничительными отметками и трафаретными местами. Из языка служебного письма исключаются, например, слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окраской междометия, слова с суффиксами преувеличения и т. Образец служебного письма Электронное письмо включает адрес или нескольких адресов получателей, заголовок, содержащий служебную информацию , и текст.

Отсюда то большое внимание, которое, в отличие от других учебников, уделено в данном пособии оформлению реквизитов в соответствии с требованиями Государственного стандарта ГОСТ Р 6. Изложение правил и требований по оформлению реквизитов сопровождается тщательно выверенными образцами, макетами и реальными примерами оформления важнейших видов деловых документов приказов, распоряжений актов, протоколов и др.

Приведем лишь некоторые научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки , служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия , платежные требования и [c.

Основным признаком, по которому письма выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью телеграфа, факсимильной связью , электронной почтой.

Мы выделим две группы писем по тематическому признаку коммерческие письма и служебные письма остальное деление носит теоретический характер. Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа.

Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. В отличие от других видов управленческих документов, таких как приказ, акт, протокол и др. В связи с этим вопрос языка и стиля служебного письма заслуживает отдельного рассмотрения. Его определяют как официально-деловой.

В результате длительного развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. Распространенными формулами обращения являются, например, такие Уважаемый господин Президент Уважаемый господин госпожа с указанием фамилии Уважаемые коллеги при обращении к группе лиц, связанных общим родом деятельности Уважаемый Сергей Иванович в письмах-приглашениях , в обращениях к известным лицам и т.

Обращение товарищ находит применение в деловой переписке в военном делопроизводстве. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими ведомственными организациями. Используются бланки формата А4 и А5. Формат А5 используют, если письмо не превышает 8 строк. Далее с. Макет служебного письма Характерной особенностью стиля делового письма является широкое употребление в текстах устойчивых шаблонных, стандартных языковых оборотов моделей, формул, клише.

Наличие их в деловом языке — следствие четкой регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих процедур и тематической ограниченности текстов документов.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Деловые служебные письма — понятие, виды, составление и оформление Как известно, всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-информационным документам в первую очередь относят деловые записки , переписку, протоколы, предложения, представления. Переписка — обобщенное название различных по содержанию документов - деловые письма, телеграммы, телексы, телефонограммы, факсограммы факс , электронные сообщения и др.

Как правильно написать служебное письмо

Похожие презентации Показать еще Презентация на тему: " Служебные письма Служебные письма - самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями. Составляются письма для оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам. Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг. В рекламационных претензионных письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной контрагентом. Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.

Требования к оформлению служебных и деловых писем

Образец служебного письма Служебным письмом называют документы, различающиеся своим содержанием, темой, которые служат для связи между организациями, структурными подразделениями внутри организации, клиентами, деловыми партнерами. Они доносят до адресата разную информацию — извещают, предупреждают, напоминают и т. Обмен служебными письмами — вид деловой переписки, а так как четко регламентированной формы служебного письма нет, следует уделять внимание стилю речи и написания в письме, потому что в зависимости от этого складывается общее впечатление об адресате. Тем не менее существуют шаблоны, в соответствии с которыми составляют служебные письма. Помимо этого, существует ряд реквизитов, которые в обязательном порядке проставляются на письме.

Служебные письма

О сайте Письмо служебное Умение эффективно писать складывается из орфографии, пунктуации, грамматики и стиля. Основные правила грамотного письма короткие предложения, отсутствие ошибок, использование активной формы предложений, соблюдение общепринятых норм изложения. Различают следующие виды служебной документации письма, служебные записки , доклады, сопроводительные письма , приказы, служебные инструкции. Если материал только информирует получателя, то он должен ясно и достоверно излагать сведения. Убеждающий документ должен иметь логику построения, ориентированную на логическое управление мыслями читающего. По характеру информации письма можно разделить на большое количество разновидностей. Наиболее часто употребляемые П. Так, документ, излагающий обязательные для исполнения предписания, называют циркулярным письмом, директивным письмом, служебной запиской , указанием и т. По-разному называют одни и те же разновидности документов приказ о приеме на работу, приказ о зачислении в должности, приказ о назначении и т.

Служебное письмо (образец)

Работа и карьера Служебные письма Деловая переписка, как важная составляющая делового общения, является одной из важнейших частей делового этикета. При этом значительную часть документов любой организации занимают служебные письма, которые и связывают ее с внешним окружением: партнерами, госорганами, клиентами. Кроме того, большая часть сделок начинаются именно с переписки, поэтому правильно оформленное и составленное письмо поможет создать благоприятное впечатление об организации-корреспонденте. О том, что представляет из себя деловая переписка и как правильно ее вести, мы поговорим ниже. Общие правила деловой переписки Скачать образец служебного письма.

Часть 2. Система информационно-справочной документации Служебное письмо Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Оформление реквизита «Адресат»

Чаще всего он передается посредством почтовой связи и служит особым способом обмена информацией. Основные понятия Деловая переписка нужна для решения различных хозяйственных или производственных вопросов. С ее помощью предприятия и организации осуществляют связь с внешним окружением: партнерами, клиентами или государственными структурами. Обычно для этого используется служебное письмо. Именно так обобщенно называется письменный документ, который может быть: ответом на ранее полученные сообщения или запросы; сопроводительной бумагой, направляемой адресату вместе с иными документами или материалами; инициативным письмом, в случае когда иной способ общения невозможен. Каждый из перечисленных вариантов имеет свои особенности.

Оформляем служебное письмо

Служебное или деловое письмо — документ, выполняющий функцию связи между различными подразделениями организации либо между компаниями в процессе их деятельности. Основные требования Оформление письма выполняется на фирменном бланке формат А4 либо А5. Письмо должно подписываться руководителем организации либо его заместителями. Обязательные требования — грамотность текста , аккуратность, отсутствие исправлений, помарок. Стиль письма — официально-деловой, содержание — с включением объективных сведений о произошедших или будущих событиях, при необходимости — дополнение в виде соответствующих материалов приложение. Письмо составляется в 2-х экземплярах.

Вас проверить ход выполнения работ Вы должны Напоминаем Вам, что Ваша задолженность по опла- те составляет В качестве заключительных могут быть приведены следующие фразы: Просим Вас не задерживать ответ Просим извинить нас за задержку с ответом

Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6. Реквизиты служебного письма: гос. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1, интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Владимир

    Блок понравился в целом но этот пост больше всего заинтересовал.

  2. Максимильян

    не чё путём