Как присвоить номер исходящему письму

Фото

Докладные и объяснительные записки По материалам форума. Я секретарем работаю совсем недавно, подскажите, пожалуйста, как мне начать нумерацию исходящих писем и приказов с нового года. Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: - порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; - номера дела по номенклатуре дел.

Содержание :
Видео на тему: Формирование документа по шаблону в ГАС "Правосудие"

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

10 любимых ошибок в управлении документами

Регистрация документов Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

ГОСТ определяет Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.

Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Следовательно, регистрация преследует три цели: учет документов; справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.

Служба делопроизводства должна разрабатывать список перечень документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Регистрационный номер индекс документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Существуют три формы регистрации документов: журнальная; автоматизированная. Журнальная форма Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании.

Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета конфиденциальных документов имеет следующие графы: Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов. При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек.

При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами. Кроме того, журнальная система регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается. Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам.

Карточная форма Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Автоматизированная форма Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов. Регистрация входящих документов Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. В регистрационную форму обычно вносятся следующие данные о входящем документе: дата получения; входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем; автор корреспондент — то есть чей это документ; дата документа, присвоенная ему учреждением-автором; регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором; заголовок о чем документ ;.

Сопроводительное письмо к документам

Справка Оформление сопроводительного письма — не обязанность и не требование законодательства, а сложившийся обычай делового оборота. Каждый руководитель и сотрудник ведет деловую переписку, поэтому необходимо уметь грамотно составить обращение, чтобы упорядочить документооборот и иметь под рукой доказательство отправки и получения материалов другой стороной. Такое обращение прилагается к отправляемым документам, коммерческим предложениям или резюме. Поскольку его составление не является императивным требованием законодательства, то форма послания носит произвольный характер. Подобный бланк позволяет максимально упорядочить делопроизводство и имеет существенное значение для отправителя, поскольку содержит следующие сведения: дату отправления. При необходимости это послужит доказательством того, что материалы были отправлены в срок; опись документов. Она позволит доказать их наличие у получателя; регистрационный номер присваивается после получения. Даст возможность контролировать сроки исполнения.

Исходящие документы таможенного органа регистрируются централизованно в подразделении документационного обеспечения ответственным за ведение делопроизводства. Перед регистрацией исходящих документов должностные лица подразделения документационного обеспечения ответственный за ведение делопроизводства проверяют наличие подписи на документе и соответствующих виз, в том числе и соисполнителей, перечисленных в указании по исполнению документа, приложений к документу, инициалов и фамилии исполнителя, его телефона, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ, и наличие указателя рассылки при необходимости.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Что это дает и как его оформить? Каковы сроки его исполнения? Как потом хранить? Сопроводительное письмо — это вид делового письма, который нужен для описания направляемого адресату пакета документов, если в этих документах отсутствует адресная часть. Таким образом, информационной нагрузки сопроводительное письмо не несет, однако выполняет три важных функции: подтверждает факт отправки; предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними; благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения. Как и большинство деловых писем, сопроводительное письмо оформляется на фирменном бланке и получает исходящий регистрационный номер отправителя. Правила оформления служебных писем мы подробнейшим образом не раз разбирали в журнале, поэтому сейчас сосредоточимся на особенностях сопроводительного письма.

Некоторые секреты входящих документов

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов. Индекс на исходящем документе проставляется в два этапа. После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит. Форма карточки для регистрации исходящих документов идентична форме РКК для входящих документов. Регистрация исходящих документов может иметь особенности в зависимости от того, является документ ответным или инициативным. Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы.

Регистрация документов в вопросах и ответах

Порядок регистрации, рассылки и хранения документов, относящихся к данной группе, можно представить в виде схемы: Реестр протоколов совещаний. Общий вид и вариант заполнения представлены в Примере 7. Регистрация и рассылка протоколов исполнителям осуществляется по вышеприведенной схеме. Если в вашей организации есть другие виды документов, требующих регистрации, то создать реестр по вышеприведенным образцам вам не составит труда. Наш совет. Стремитесь к разумной унификации реестров. Если можно какие-то виды документов объединить и регистрировать в общем для них реестре — делайте один общий журнал подобно реестру служебных, пояснительных и докладных записок, в который заносятся незначительно отличающиеся друг от друга виды внутренних документов. Договоры Общий вид и варианты заполнения представлены в Примерах 8— Останавливаться на нем не будем, так как в мартовском номере [3] я подробно описывала, как создать и вести этот реестр.

Исходящие без нумерации

Осуществление процесса. Стадия подготовки. Принятие решения о подготовке проекта исходящего документа. Решение о подготовке проекта исходящего документа принимает руководитель, в адрес которого было направлен входящий документ, требующий ответа, а также иные должностные лица, уполномоченные принимать решения по подготовке ответа в контролирующие, регулирующие государственные органы и организации, либо должностное лицо, подготовившее документы для отправки куда-либо для решения вопросов, возникающих в процессе основной деятельности Общества. Результатом выполнения этапа принятия решения о подготовке проекта исходящего документа является принятое решение.

сквозная нумерация Исходящих документов

К записи комментария Яна 17 02 Здравствуйте, у меня снова вопрос о распечатке и хранении всех входящих и исходящих документов Организации. Я уже видела, что подобный вопрос задавался И ответ был на него исчерпывающим. Но как доказать зав. В каждом Отделе назначены ответственные за хранение и сдачу в архив документов, по резолюции на документе также есть ответственные за исполнение документов. Бухгалтерия хочет ввести копирование всех документов в приказном порядке и внести этот пункт в Инструкцию по ведению делопроизводства Организации. Доказать можно тем, что при копировании количество документов и дел увеличится вдвое, потребуются дополнительные площади для их хранения. Кроме того, увеличиваются трудовые затраты на изготовление копий, формирование дел и т. Анжела 17 02 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, ставить отметку о принятии документа необходимо на визовом 2-ой, который принесли экземпляре, или заявитель может ЗАКОННО требовать, чтобы ему сделал копию заявления в учреждении куда подает и на ней поставили отметку?

Нумерация исходящих писем и приказов

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Организация документооборота в создаваемой компании Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Регистрация и учет отправляемых исходящих документов Отметим основные моменты, на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку. Регистрационный номер отправляемого исходящего документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел включающего в себя код структурного подразделения и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года.

Сам копался, но так стоящего ничего не выкопал, думаю сейчас про вариант со Справочниками, поскольку теперь туда можно файлы закидывать. Если кто родил этого ребенка, подскажите. Вкратце, процесс выглядит так, имхо: 1. Секретарю компании АБЦ или тому, кто эти обязанности выполняет поступает письменный документ может прийти по обычной почте, может принести кто-то не из компании - курьер, напр, или сотрудник др. Далее Секретарь сортирует: если документ поступил на имя кого-то из компании или просто общий запрос в компанию, типа, To whom it may concern, то он - Входящий. На Входящий документ ставится оттиск штампа во как я загнул : , куда вписывается порядковый входящий номер он берется из базы номеров входящих, за этой базой следит Секретарь , дата, время и ФИО Секретаря или лица. Далее, Входящий сканируется. Далее, в базу документов например, ее ведут в ПФ вносятся сведения о входящем доке с его сканом, возможно, инфо о том, кому этот документ передан на рассмотрение и решение по нему, возможно, его новый статус. Входящий зафиксирован Секретарем, как бы, стоп.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Зинаида

    По моему мнению Вы ошибаетесь. Предлагаю это обсудить. Пишите мне в PM, пообщаемся.