Как отправлять исходящие письма по делопроизводству

Фото

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить. Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом: минимальный отступ — 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу; если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху; отдельно нумеруется каждое приложение; в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов ; в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами; в левом нижнем углу — ваши должность, фамилия с инициалами и подпись; обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу. Впрочем, ГОСТ года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов когда они указываются по центру.

Содержание :
Видео на тему: Журнал входящей/исходящей корреспонденции в CRM

Телетайпограммы, телеграммы, телефонограммы и факсограммы. Документы, переданные в цифровом виде по электронным каналам связи.

Формы и образцы документов

К записи 93 комментария Наталья 19 04 Спасибо за полезную информацию! Появилась необходимость в оформлении служебных писем, нужно знать и правила оформления реквизитов документов Можно многому научиться на этом замечательном сайте!

Инна 04 10 Добрый день! Подскажите, пожалуйста. В данном случае какие требования к оформлению обращения? Если для Вашей организации данные предприятия являются по каким-либо причинам важными, то можно составить каждому отдельное письмо, обратившись персонально к руководителю.

Нормативными актами это не регламентировано. Инна 07 11 Добрый день! Например, И. Иванов или Иван Иванович Иванов?

Принято от границы левого поля указывать наименование должности может занимать несколько строк , ближе к правому полю указывают по образцу И. Марина 20 12 Добрый день! Юлия 13 02 Добрый день, подскажите пожалуйста, корректно ли такое написание письма: Уважаемый Иван Иванович!

Эрика 07 10 Уточните, пожалуйста, чем закреплено данное правило? Конечно, все правила написания деловых писем носят рекомендательный характер. Это различные пособия по написанию деловых писем, наиболее авторитетное — учебное пособие Янковой В. Разумеется, это ещё зависит и от содержание письма. Нур 14 03 добрый день, мне надо написать оф. Елена 26 03 Добрый вечер. По ссылке обратилась на Вашу страницу. Обязательна ли она должна присутствовать в служебном письме в настоящее время?

Бабушка, к сожалению, умерла и даже негде узнать применялась ли она раньше и допустима ли она сегодня? Вот сижу и хмурю бровь! Гербовой печатью заверяются гарантийные письма. Обычные служебные письма подписывает руководитель без заверения печатью. Анна 11 06 У меня не приняли документы в налоговой, потому что на сопроводительном письме не стояла печать, объяснив, что печать не ставится только на письмах, напечатанных на бланках организации, изготовленных типографским способом.

Какой документ регламентирует данный вопрос? По поводу бланков. Действительно, официальные служебные письма должны быть оформлены на бланке организации, который должен содержать набор реквизитов, идентифицирующих автора письма. Требования к реквизитам изложены в ГОСТе. Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта РФ. То есть, это требование для государственных органов. Любовь 19 04 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какие существуют нормы при оформлении в официальной справке адресата.

Женщина меняла фамилию несколько раз, требуется ли перечисление всех фамилий, в какой последовательности от девичей или от последней фамилии , или достаточно указать последнюю фамилию, а в тексте документа по хронологии писать другие фамилии?

Не понятно, о какой справке идет речь. При оформлении различных анкет обычно требуют писать наряду с последней девичью фамилию. В этом случае сначала пишется настоящая фамилия, а в скобках указывается девичья. Заранее спасибо admin 01 06 Здравствуйте!

Из Вашего сообщения не понятна суть содержание ответа. Если письмо оформлено на бланке предприятия, то при оформлении подписи руководителя название организации не указывается. Не могу начать, они раньше при неофициальной встрече познакомились и договорились о возможных совместных работах, теперь с нашей стороны нужно написать письмо с предложением для совместных работ и попросить связать нас с соответствующими службами.

Ирина 28 11 Здравствуйте. В письме нужно указать, что копия данного документа отправлена другому должностному лицу. Где это написать? Сначала указывается первый адресат, ниже второй и т. Помогите мне пожалуйста. Очень прошу если возможно то помогите! Очень срочно!

Спасибо заранее. Посмотрите образцы оформления деловых писем на сайте, они все составлены на хорошем уровне с учетом действующих нормативов по делопроизводству.

Дарья 09 04 Здравствуйте! Подскажите, имеет ли значение, с какой стороны электронного письма ставится подпись справа или слева. Если имеет, то как правильно ее разместить. К электронным документам применяются требования, аналогичные к документам на бумажных носителях. На электронном документе отсутствует личная подпись, может оформляться ЭЦП. Татьяна 29 05 Здравствуйте.

Подскажите, пожалуйста, обязательно ли указывать исполнителя письма во внутреннем документе? На внутренних письмах служебных записках и др. Светлана 02 07 Добрый день! Возможно ли текст письма на первой странице, а только подпись на втором листе? Считаю недопустимо, но как доказать?

Соответственно, подпись не может располагаться на листе без текста самого документа. Дарья 14 07 Здравствуйте! Наталья 13 08 Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, допускается ли и чем регламентируется выделение в служебной корреспонденции письме адресата, подписанта, иных слов, фамилий, отдельных предложений в тексте жирным шрифтом?

Допускается использовать выделение полужирным шрифтом заголовок письма, адресата. Можно также выделить отдельные фрагменты текста, если нужно обратить внимание корреспондента. Диана 23 10 Подскажите, пожалуйста, если я получила письмо от банка без печати и исходящего, даже не на официальном бланке, но по почте с уведомлением.

Это письмо считается официальным? Служебное письмо должно быть оформлено на бланке организации, либо заверено печатью организации с необходимыми реквизитами. Возможно, Вам прислали какое-то извещение из банка, подписанное не руководителем, а исполнителем. Александр 19 01 У меня вопрос. Мне надо подписывать письма физическим лицом на основании доверенности.

Заранее благодарен admin 20 01 Здравствуйте! Поясните, пожалуйста, что за письма и вместо кого Вы должны их подписывать? Если вместо руководителя, то должен быть оформлен приказ на временное исполнение обязанностей. Александра 03 02 Здравствуйте! Поясните пожалуйста. Петрову admin 07 02 Здравствуйте! Ольга 04 02 Здравствуйте, подскажите можно ли отказать в приеме и регистрации телеграммы от физического лица, если в ней неверно указана фамилия директора организации admin 09 02 Здравствуйте!

Главное, чтобы наименование организации было написано верно. Екатерина 11 02 Здравствуйте! Юлия 02 03 Здравствуйте! Как я сделала в данном случае для примера. Или это пишется одним общим текстом уже со следующей строки? В деловой переписке принято отделять обращение от основного текста письма. Если текст печатается через 1 межстрочный интервал, то обращение отделяется 2-мя межстрочными интервалами. Александр 20 07 Добрый день! Анна 29 07 Добрый день! Подскажите, при написании письма, в котором ссылаюсь на абзац действующего договора, как будет вернее написать: 1 2 абзац п.

Заранее благодарю за ответ. Правильно — 2-й вариант. Татьяна 01 10 Здравствуйте! Скажите, пожалуйста, как правильно сокращать в документах временно исполняющего обязанности генерального директора ВРИО или Врио? Спасибо вам огромное за помощь. Анна 27 10 Здравствуйте! Как оформить подпись полный или сокращенный вариант , если письмо оформлено на двух листах, первый лист оформлен на бланке письма, второй лист на чистом листе?

Book: Делопроизводство для секретаря

Полный текст документа 6. Регистрация документов 6. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Скачать Организация ведения делопроизводства в соответствии с правилами Коммерческие организации обычно сами определяют внутренние правила документооборота. Могут быть разработаны фирменные бланки документов в делопроизводстве со специальным дизайном.

Образцы основных документов делопроизводства

Документы, отправляемые органами внутренних дел, передаются почтовой связью, электросвязью и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных МСПД. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля г. С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности и пометку "Для служебного пользования". Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых исходящих документов после их подписания руководителем органа внутренних дел или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов Приложение N 17 или в карточке учета подготовленных несекретных документов Приложение N Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки. При учете рукописных документов в графе "Вид и краткое содержание" дополнительно указывается: "Рукопись".

Делопроизводство

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма - можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу "Отметка об исполнении" для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе. После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям. При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Оформление исходящего письма делопроизводство

Нормативно-методическая основа делопроизводства Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для принятия правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная информация. Полноту информации характеризует ее объем, информация должна быть оперативной, такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел. На рабочее место руководителя предприятия информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации.

Законодательная база Российской Федерации

В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры списка дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных компьютерных технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения. Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т. Прием документов. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки.

Работа с исходящей корреспонденцией Делопроизводство от А до Я. Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании.

Вход на сайт

К записи 93 комментария Наталья 19 04 Спасибо за полезную информацию! Появилась необходимость в оформлении служебных писем, нужно знать и правила оформления реквизитов документов Можно многому научиться на этом замечательном сайте! Инна 04 10 Добрый день! Подскажите, пожалуйста. В данном случае какие требования к оформлению обращения? Если для Вашей организации данные предприятия являются по каким-либо причинам важными, то можно составить каждому отдельное письмо, обратившись персонально к руководителю.

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Раздел Делопроизводство предназначен для автоматизации документооборота при процедур банкротства. Раздел содержит шесть подразделов. Исходящая корреспонденция, приказы, прочие документы автоматически создаются в соответствующих реестрах при генерации документов. Создание новой записи реестра При формировании запроса Для регистрации исходящего документа в окне формирование запроса проставляем галочку Добавить в делопроизводство и жмём Открыть Чтобы зарегистрировать документ в реестре исходящей корреспонденции жмём Да. В появившемся окне вводим данные. При регистрации ответа на наш запрос достаточно указать номер исходящего документа, и информация о документе и отправителе проставится автоматически. Для этого жмём на Сохранить и перейти к вводу данных. Откроется окно для ввода полученной информации.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Федеральные органы исполнительной власти представляют в Правительство Российской Федерации проекты: законодательных актов Российской Федерации; указов и распоряжений Президента Российской Федерации; постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации осуществляется федеральными органами исполнительной власти в порядке, установленном актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации. В Инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить порядок разработки и представления в Правительство Российской Федерации: законопроектов; проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации; проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации. В разделе Инструкции по делопроизводству раскрывается: порядок оформления проекта акта; состав документов, сопровождающих проект, и приложения к нему; порядок подготовки и оформления сопроводительных документов; процедура согласования проекта; порядок представления проекта в Правительство Российской Федерации. Подготовка нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Автор ответа: Юсипова Е. Все вопросы, связанные с обработкой и отправкой исходящей корреспонденции, должны быть регламентированы в каждой конкретной организации. В Инструкции по делопроизводству необходимо определить: какое структурное подразделение осуществляет регистрацию отправляемых документов место регистрации документов ; способ регистрации; функции, выполняемые службой ДОУ при отправке документов; сроки отправки зарегистрированных документов. Как правило, функция регистрации отправляемых документов возлагается на конкретное структурное подразделение, занимающееся документационным обеспечением деятельности организации. Это характерно для централизованного способа регистрации. Вместе с тем в отдельных организациях возможно применение и децентрализованного способа регистрации отправляемых документов: когда документы, подписанные руководителем организации, могут регистрироваться в службе ДОУ; документы же, подписанные руководителями структурных подразделений, могут регистрироваться в структурных подразделениях и только потом передаваться на отправку в службу ДОУ.

Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Агния

    Подтверждаю. Это было и со мной. Можем пообщаться на эту тему.

  2. konaca1984

    Согласен, ваша мысль блестяща

  3. Андроник

    Снеговик

  4. Мстислава

    Я считаю, что это очень интересная тема. Давайте с Вами пообщаемся в PM.

  5. dontingros

    а я думал, что первым прочитал… (вот так всегда) сказано неплохо - кратко и уютно для прочтения и восприятия.