Информационное письмо о переходе на электронный документооборот

Фото

Эксперты портала Налог-налог. Делятся простыми и эффективными способами решения повседневных юридических и налоговых задач. Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале.

Содержание :
Видео на тему: Переход на электронный документооборот: выгода, которую можно подсчитать

Скачать Гарантийное письмо образец о выполнении работ бланк.

Деятельность

В этой статье приведены 10 причин внедрения системы электронного документооборота СЭД на предприятии, которые должны помочь решиться на этот серьезный шаг. Бумага, бумага и еще раз бумага! Невыгодно, неудобно и неэстетично. Выход — внедрить электронный документооборот, оцифровать макулатуру и создать электронный архив. Поиск документов. Многие сталкивались с ситуацией, когда нужно срочно найти оригинал документа приказ, договор, накладная, письмо и т. СЭД позволит минимизировать процесс поиска, а несколько нажатий клавиш на клавиатуре помогут в достижении цели.

За окном XXI век, господа. Прогресс не стоит на месте, и почему этим не пользоваться для упрощения своей профессиональной деятельности?! На рынке информационных технологий идет борьба за различные ниши, программное обеспечение для автоматизации документооборота развивается колоссальными темпами.

Решения DIRECTUM в области внешнего и внутреннего электронного документооборота с легкостью можно использовать как на компьютере, так и на мобильных устройствах при помощи web-технологий. А спектр решаемых задач велик, начиная от электронного документооборота в юридическом отделе до онлайн обращения граждан и многое другое. Экономический эффект.

Самая очевидная и одна из важнейших причин для покупки программного обеспечения для автоматизации документооборота. В чем же заключается экономия от использования СЭД? Электронный документооборот позволит избавиться от расходов на бумагу и канцелярию, доставку, копировальную технику, содержание дополнительного пространства и помещений.

Больше времени на работу, а не на рутину. Каждый руководитель организации стремится к максимальным результатам производительности труда персонала, но как достигнуть этой цели, если львиную долю рабочего времени сотрудники тратят на бумажный документооборот, ручное составление документов, их визирование и на прочие операции с документами?! Внедрение электронного документооборота освобождает время для продуктивной деятельности. Снижение рисков потери документов. Потеря документов — частая ситуация при бумажном документообороте, как результат — паника, затраты времени на восстановление и возможные убытки.

Решение данной проблемы — купить программу для электронного документооборота, и все волнение по поводу возможности потери документов в результате потопа, пожара и прочих факторов исчезнет. Повышение исполнительской дисциплины. Мощный механизм workflow является неотъемлемой частью современной ECM-системы и позволяет автоматизировать бизнес-процессы организации. Корректные поиск и анализ информации по бизнес-процессам в системе электронного документооборота обеспечат повышение исполнительской дисциплины.

Эффективное управление. Усовершенствование системы управления и бизнес-процессов — неоспоримый плюс от перехода на безбумажный ЭДО. Руководитель любого уровня сможет оперативно ставить задачи и отслеживать их выполнение в соответствии с установленными сроками. Кроме того, работа в системе электронного документооборота, подпись документов и взаимодействие с ними в любое время и в любом месте позволяет повысить эффективность деятельности организации в целом.

Экономия времени на оформление взаимоотношений с заказчиками и поставщиками. Подпись любого рода бумажных документов с поставщиками или заказчиками - трудозатратное мероприятие, влекущее за собой дополнительные расходы. Для экономии времени и денег существуют системы внешнего электронного документооборота, наиболее подходящий сервис обмена электронными документами - Synerdocs. Такой ЭДО позволит забыть бесконечные доставки документов из организации в организацию и обратно.

Несомненно, за внешним электронным документооборотом будущее. Связь ЭДО с другими учетными системами. Последняя, но немаловажная причина — это создание взаимосвязанной информационно-технологической среды организации.

В настоящее время, нельзя себе представить организацию без уже автоматизированных направлений деятельности. Разные подразделения предприятие могут использовать различное программное обеспечение для своих нужд, например, бухгалтерский учет или система управления отношения с клиентами. Интеграция СЭД с разнородным ПО позволит организовать совместную работу систем с корпоративным контентом. Так, интеграция системы электронного документооборота DIRECTUM исключит дублирование ввода данных и позволит проводить корректный сводный анализ необходимой информации как из ECM-системы, так и из других корпоративных систем.

Любая из выше перечисленных причин является весомым фактором в вопросе перехода на электронный документооборот. Решение внедрять или нет СЭД в своей организации, остается за Вами, но безучастными оставаться нельзя!

Переходи на электронный документооборот с Простыми решениями!

Формирование электронной подписи в системе ЭДО Печать организации Передача лично или отправка почтой курьерской службой Автоматическая отправка и сохранение документа в реестре Занесение в реестр исходящих документов Получение документа с визой контрагента Получение лично или по почте курьерской службой Автоматическое получение подтверждения, проверка эл. Вы Формируете, подписываете, отправляете документ Оператор ЭДО Передает документ по защищенным каналам связи Ваш контрагент Проверяет и проводит документ Как начать работать Для того, чтобы начать работать, обратитесь к специалистами ГК "Форус". Мы не только подберем для вас подходящий сервис, но и поделимся своим личным опытом перехода на электронный документооборот. Для работы в системах ЭДО необходим действующий сертификат ключа электронной подписи. Приобрести его можно в Удостоверяющем центре "Форус". Для обмена документами с контрагентами Заключите соглашение пример , его необходимо направить друг другу с помощью системы ЭДО. Опыт нашей компании Прежде чем предложить новинку клиентам, мы сначала "испытываем" ее на себе.

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц.

Это условие обязательно прописать в договоре или достаточно получить согласие письмом?

Использование системы ЭДО для приема и обработки документов бесплатное. Для работы необходим только компьютер с выходом в интернет и действующая электронная подпись. Для регистрации и дальнейшей работы с документами можно использовать уже имеющуюся электронную подпись для сдачи электронной отчетности любого аккредитованного ФНС РФ Оператора электронного документооборота. Электронный обмен документами доступен с

Электронный документооборот между организациями

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: создание электронной версии документа; формирование текста из готового шаблона с подстановкой в него значений переменных из карточки документа; поиск карточек документов; формирование электронного документа с использованием шаблона на бланке организации; сохранение документов в различных форматах; создание маршрутов документа и управление его движением; ведение журналов, классификаторов и справочников; регистрация и классификация документов, регистрируемых в программе; рассылка напоминаний и уведомлений; согласование документов; формирование отчетов о движении и исполнении документов. Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно. Как показывает практика, экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота на предприятии будет тем больше, чем больше сотрудников будут вовлечены в ЭДО. Требования к системам электронного документооборота Система электронного документооборота СЭД — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость. Все системы электронного документооборота могут быть классифицированы по нескольким признакам: СЭД с развитыми системами хранения и поиска информации. Их второе название — электронные архивы. СЭД с развитыми системами маршрутизации, обеспечивающие движение документов по заданным маршрутам.

Соглашение об обмене электронными документами

В этой статье приведены 10 причин внедрения системы электронного документооборота СЭД на предприятии, которые должны помочь решиться на этот серьезный шаг. Бумага, бумага и еще раз бумага! Невыгодно, неудобно и неэстетично. Выход — внедрить электронный документооборот, оцифровать макулатуру и создать электронный архив. Поиск документов. Многие сталкивались с ситуацией, когда нужно срочно найти оригинал документа приказ, договор, накладная, письмо и т. СЭД позволит минимизировать процесс поиска, а несколько нажатий клавиш на клавиатуре помогут в достижении цели.

Внедрение системы электронного документооборота

Мы начинаем электронный документооборот с контрагентами. Или вообще ничего не нужно оформлять, так как мы в программе, которая позволяет осуществлять электронный документооборот, направляем приглашение контрагенту как в соц. Нет, в договоре не обязательно прописывать это условие, можно оформить только письмо или отправить одно приглашение. Вы имеете право принимать и передавать первичные документы в электронном виде по устному соглашению с контрагентом. Законодательство не требует оформлять для этого письменное соглашение.

Преимущества и удобства работы По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации. Внедрение Такском-Файлер имеет неоспоримые преимущества: — снижаются затраты на почтовые услуги и ведение архива документов на бумажном носителе затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т. Электронные счета-фактуры становятся ключом к автоматизации всей цепочки поставок и эффективного управления финансами предприятия. Стоит ли подключать Такском-Файлер, если наши контрагенты ее не используют? Кроме того, в Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России. Все документы, отправляемые через Такском-Файлер, имеют юридическую значимость. Это достигается следующими мерами: — Такском-Файлер разработан строго в соответствии с требованиями законодательства; — Все документы подписываются электронной подписью ЭП. Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации.

Такие инвестиции необходимо осуществить, чтобы подключить электронный документооборот между организацией? Эти затраты придется оплачивать ежемесячно. Вывод На смену бумажному документообороту приходит электронный. Он не только сокращает расходы организации на ведение процессов, но и повышает эффективность бизнеса в целом. Чтобы ЭДО успешно функционировало, нужно четко сформулировать цели внедрения системы и правильно настроить оборудование. Какими документами можно обмениваться электронно, как составить соглашение с контрагентом для налаживания электронного взаимодействия и что прописать в регламенте? Об этом речь пойдет в нашем материале. Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия Что такое электронный обмен документами между предприятиями Как перейти на электронный документооборот с контрагентами Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту Письмо о переходе на электронный документооборот Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами Итоги Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят.

В этом процессе важно сделать два шага навстречу: Донести информацию об электронном обмене до контрагентов. Придать юридическую значимость электронному обмену. Ау, контрагенты! Массовая работа Принуждать партнеров к новому формату работы без объяснений, конечно, никто не станет. На первом этапе, как правило, инициаторы перехода на электронной обмен делают массовую рассылку писем с приглашением начать обмен, публикуют соответствующие пресс-релизы на сайте. А вот все детали уже обсуждаются в ходе личных встреч или переговоров по телефону. Организационное закрепление, или где скачать образец соглашения об электронном обмене документами? Следующий шаг — обеспечение организационного порядка обмена документами в электронном виде. Как правило, компании заключают соглашение или договор обмена электронными документами или вносят дополнительный пункт в действующий договор. Самостоятельно готовить новый документ не требуется, достаточно запросить шаблон соглашения или договора у своего оператора ЭДО.

Как определить переходить нам на ЭДО сейчас или можно попозже? Как выбрать время для перехода? Но и для малого бизнеса это тоже актуально.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Мина

    Абсолютно с Вами согласен. Мне кажется это отличная идея. Я согласен с Вами.

  2. sosurwardsubs

    И я с этим столкнулся. Давайте обсудим этот вопрос. Здесь или в PM.

  3. Тимофей

    Интересный блог, добавил в rss-ридер

  4. Владлена

    все прям профи такие....